Dopo la pandemia l'organizzazione del lavoro in ufficio ha subito profondi cambiamenti. Lo smart working si è diffuso in molte aziende e le videocall hanno sostituito gran parte delle riunioni in presenza. In questo contesto Microsoft Teams è diventato un fedele compagno nelle disavventure quotidiane di tutti noi. Dal prossimo mese la piattaforma integrerà una nuova funzione in grado di rilevare la presenza del dipendente in ufficio tramite la connessione Wi-Fi utilizzata.
La nuova integrazione di Teams pone una serie di interrogativi non banali riguardanti il controllo a distanza dell'attività lavorativa. L'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, infatti, vieta al datore di lavoro di monitorare a distanza i dipendenti. I software in grado di distanza i dipendenti possono essere utilizzati soltanto qualora sussistano specifiche esigenze organizzative, produttive, connesse alla sicurezza sul lavoro o alla tutela del patrimonio aziendale. In ogni caso, l'installazione deve essere preceduta da uno specifico accordo sindacale o da un'autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro.
Nel 2015 il Jobs Act ha reso meno stringenti i limiti dei controlli a distanza prevedendo delle eccezioni per quanto riguarda gli strumenti utilizzati dal dipendente per lavorare e per registrare le presenze. Entro certi limiti, da valutare attentamente caso per caso, il pc o il badge aziendale possono essere impiegati senza dover raggiungere un accordo con i sindacati o ottenere l'autorizzazione dell'Ispettorato.
In ogni caso l'azienda non può usare uno strumento di lavoro come pretesto per monitorare i dipendenti. Il punto cruciale, quindi, è definire le finalità con cui si utilizza uno strumento e i dati personali trattati dal datore di lavoro. In concreto, se Teams viene utilizzato soltanto solo per videocall e chat interne, nessun problema. Ma se la nuova funzione Wi-Fi viene usata per verificare dove si trova il dipendente, con lo scopo (anche indiretto) di controllarne la presenza o la produttività, potrebbero scattare i divieti e le sanzioni previsti dalla legge.
La nuova funzione di Microsoft Teams dovrebbe essere disattivata di default e potrà essere abilitata solo dagli amministratori IT, previo consenso esplicito degli utenti interessati. In attesa di eventuali chiarimenti, sarà fondamentale analizzare preventivamente l'operatività aziendale e, se necessario, sottoscrivere un accordo con le organizzazioni sindacali o richiedere l'autorizzazione all'Ispettorato del Lavoro. Converrete con me: è meglio prevenire che trovarsi a discutere in Tribunale sulle funzioni del nostro caro vecchio Teams.
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